Adoptez la méthode « Deep Work » de Cal Newport
La méthode « Deep Work » de Cal Newport repose sur l'idée de se concentrer intensément sur des tâches complexes pendant des périodes prolongées sans distraction.
Pour appliquer cette méthode, réservez des blocs de temps dédiés chaque jour où vous éliminez toutes les distractions possibles, comme les notifications de votre téléphone ou les emails.
Utilisez cette période pour travailler sur des projets importants qui nécessitent une réflexion et une concentration importante. Cette approche permet non seulement d'améliorer la qualité de votre travail, mais aussi de réduire le temps nécessaire pour accomplir des tâches complexes.
Entraînez-vous à augmenter progressivement ces périodes de travail intense pour en maximiser les bénéfices.
L'astuce Crossview : la planification par bloc est super efficace et permet d’organiser ses moments de travail. Ça oblige à planifier son travail et cela permet de diminuer drastiquement la charge mentale.
En plus, en planifiant votre travail, vous placez les blocs de travail nécessitant une haute concentration là où vous êtes le plus efficace. Si vous êtes du matin, privilégiez les dossiers complexes le matin et le traitement de vos mails en fin de journée (voir aussi la méthode “eat that frog”).
Dernière chose, travailler sans interruption change la donne. Supprimez les notifications mails et téléphone autant que vous le pouvez, votre productivité sera décuplée (en savoir plus sur les méfaits du mutli-tâche).
Utilisez la méthode GTD de David Allen
La méthode Getting Things Done (GTD) de David Allen repose sur l'idée de capturer toutes les tâches à faire dans un système fiable, les traiter par ordre de priorité, et les organiser en listes d'actions concrètes.
Concrètement : commencez par collecter toutes vos tâches et idées dans une « boîte de réception ». Ensuite, traitez-les en déterminant si elles nécessitent une action immédiate, peuvent être déléguées, ou peuvent être reportées. Organisez les tâches en fonction de leur contexte, priorité et échéance. Enfin, passez en revue régulièrement votre système pour vous assurer qu'il reste à jour et pertinent. La clé de cette méthode est de vider votre esprit des préoccupations et des tâches à faire, ce qui vous permet de vous concentrer pleinement sur l'exécution.
L'astuce Crossview : Un des éléments clés que nous retirons de la méthode GTD est la règle des 2 minutes (parfois 5 minutes). Le principe est simple : réalisez immédiatement toutes les actions de moins de 2 minutes dès que vous en prenez connaissance. Par exemple, si vous lisez vos e-mails et que l'on vous demande votre avis sur un texte court, répondez immédiatement. Si vous recevez une facture, archivez-la sans délai. Après une réunion, si vous devez fixer un rendez-vous, faites-le tout de suite. En exécutant immédiatement ces petites tâches, vous réduisez leur accumulation et maintenez un flux de travail efficace.
Pratiquez la priorisation avec la matrice d'Eisenhower
La matrice d'Eisenhower vous aide à prioriser les tâches en les classant en quatre catégories :
- urgent et important,
- important mais pas urgent,
- urgent mais pas important, et
- ni urgent ni important.
Concentrez-vous d'abord sur les tâches urgentes et importantes, car elles ont un impact direct sur vos objectifs. Ensuite, planifiez du temps pour les tâches importantes mais non urgentes, qui sont souvent négligées mais cruciales pour le succès à long terme. Les tâches urgentes mais non importantes peuvent être déléguées, tandis que les tâches ni urgentes ni importantes doivent être éliminées. En utilisant cette méthode, vous pouvez vous concentrer sur ce qui compte vraiment et éviter de vous laisser distraire par des tâches moins significatives.
L'astuce Crossview: créer des sous-dosssiers dans votre boite de réception e-mail pour classer vos courriers selon la matrice. En plus de rester organisé, vous parviendrez à vider complétement votre boite mail (en savoir plus sur l’inbox 0).
Utilisez la technique Pomodoro
La méthode Pomodoro est une technique de gestion du temps développée par Francesco Cirillo à la fin des années 1980. Elle repose sur l'idée de diviser le travail en intervalles courts et chronométrés, appelés « pomodoros », généralement de 25 minutes, séparés par de courtes pauses de 5 minutes. Après quatre cycles de 25 minutes, prenez une pause plus longue de 15 à 30 minutes.
Cette méthode aide à maintenir une concentration élevée et est une super solution contre la procrastination. Le fait de travailler en courtes sessions rend les tâches moins intimidantes et permet de rester motivé.
Utilisez un minuteur pour vous assurer de respecter les temps de travail et de pause. Au fil du temps, vous pouvez ajuster la durée des sessions de travail et des pauses en fonction de votre capacité de concentration.
La technique Pomodoro améliore également la gestion du temps en vous aidant à estimer plus précisément la durée nécessaire pour accomplir vos tâches.
L'astuce Crossview: cette méthode est idéale pour traiter plusieurs petites tâches qui ne demande pas une concentration maximale. Des factures à faire, du courrier à traiter ? Lancez un minuteur de 25 minutes et vous serez surpris de ce que vous parviendrez à réaliser endéans le délai. La clé de la méthode est de travailler sur la base d’un objectif de temps et non de résultat.
Mettez en place des processus et des checklists
C’est peut-être surprenant pour certains mais la mise en place de processus d’organisation et de check-lists permet d’optimiser son temps de manière importante. Les processus assurent que les tâches sont réalisées de manière uniforme, réduisant ainsi les erreurs et les omissions. L’utilisation de checklist permet aussi de se libérer l'esprit des détails opérationnels, permettant de se concentrer sur des tâches plus stratégiques. Les checklists servent de rappel visuel, ce qui élimine la nécessité de mémoriser chaque étape d'une tâche.
Plus fondamentalement, les processus et les checklists réduisent le temps de prise de décision en fournissant une marche à suivre claire et établie.
L’astuce Crossview: si vous avez effectué une séquence d'actions trois fois, établissez une checklist. Cette astuce répond à une idée simple : ne pas réinventer la roue à chaque dossier. Si vous (vous) posez les mêmes questions, matérialisez les dans une liste. Elle servira au prochain dossier et pourra être améliorer avec le temps. Gros avantage, cette checklist pourra être utilisées par d’autres membres de vos équipes.